Start› Ressourcen› Checkliste
Kostenlose Ressource

Die Prozess-Analyse- Checkliste.

Die 12 Fragen, die versteckte Reibung in jedem Prozess aufdecken — dieselben, die Modilo stellt. Alle zwölf stehen auf dieser Seite. Ohne E-Mail, ohne Konto.

Die 12 Fragen

Gehen Sie sie der Reihe nach an einem echten Prozess durch. Schreiben Sie die Antworten auf — in den Lücken dazwischen sitzt die Reibung.

  1. 1. Wo beginnt die Arbeit tatsächlich?Benennen Sie den Auslöser — eine E-Mail, ein Formular, ein Anruf, jemand bemerkt etwas. Wenn niemand ihn benennen kann, hat der Prozess vorn keinen Verantwortlichen und Arbeit kommt durch mehrere Türen gleichzeitig herein.
  2. 2. Wer fasst ihn an, und in welcher Reihenfolge?Listen Sie jede Person und jedes System der Reihe nach auf. Zählen Sie die Übergaben. Jede ist eine Stelle, an der Arbeit wartet, Kontext verloren geht oder zwei Personen annehmen, die jeweils andere kümmere sich.
  3. 3. Wo wartet er, und wie lange?Trennen Sie Bearbeitungszeit von Durchlaufzeit. Ein Schritt mit vier Minuten Arbeit, der drei Tage in einer Warteschlange liegt, ist kein Vier-Minuten-Schritt. Warten macht meist den Großteil der Durchlaufzeit aus.
  4. 4. Was wird von einem System ins nächste abgetippt?Jede Doppelerfassung ist eine Kopie derselben Daten mit einer neuen Fehlerchance. Notieren Sie Quellsystem, Zielsystem und ungefähr wie viele Felder.
  5. 5. Über welchen Schritt wird am meisten geklagt?Fragen Sie die Menschen, die die Arbeit machen, nicht deren Führungskraft. Der Schritt, über den alle stöhnen, ist selten der Schritt im offiziellen Diagramm.
  6. 6. Was passiert, wenn etwas falsch ist oder fehlt?Im Ausnahmepfad versteckt sich der eigentliche Aufwand. Geht es einen Schritt zurück, springt es zu jemand Ranghöherem, oder liegt es im Postfach, bis jemand nachhakt?
  7. 7. Wie oft kommt es zurück — und warum?Die Nacharbeitsquote ist die nützlichste einzelne Zahl, die Sie erheben können. Kommt jeder fünfte Vorgang zurück, läuft der Prozess 1,2-mal pro fertigem Vorgang.
  8. 8. Wer entscheidet, und auf welcher Grundlage?Finden Sie jede Freigabe. Fragen Sie bei jeder, was sich tatsächlich ändern würde, wenn man sie streicht. Freigaben, die nie etwas ablehnen, sind Warteschlangen, keine Kontrollen.
  9. 9. Wie lautet die Regel, und steht sie irgendwo?Lautet die Antwort „das wissen wir eben“ oder „frag Maria“, hängt der Prozess an einer Person statt an einer Regel. Das ist zugleich ein Risiko und ein Automatisierungskandidat.
  10. 10. Wo liegt er zwischen den Schritten?Ein gemeinsames Postfach, eine Tabelle, ein Ordner, jemandes Kopf. Alles, was außerhalb eines Systems liegt, ist für alle unsichtbar, die wissen müssen, wo die Arbeit steht.
  11. 11. Woher wissen Sie, dass er korrekt beendet wurde?Benennen Sie die Prüfung und wer sie durchführt. Ist die einzige Prüfung, dass niemand reklamiert hat, haben Sie kein Qualitätssignal — nur eine Verzögerung, bis Sie es merken.
  12. 12. Was bräche, wenn sich das Volumen morgen verdoppelt?Der Schritt, der unter Last zuerst bricht, ist der Engpass. Alles davor zu verbessern baut nur eine größere Warteschlange davor auf.

Was zuerst verbessern?

Bewerten Sie jeden markierten Schritt auf zwei Achsen von 1 bis 5: wie viel Zeit er kostet und wie schwer er zu ändern wäre. Beginnen Sie mit viel Zeit und geringer Schwierigkeit. Was viel Zeit kostet und schwer zu ändern ist, ist ein Projekt, kein Quick Win — planen Sie es, aber fangen Sie nicht dort an.

Lieber gleich ausprobieren?

Modilo stellt diese Fragen für Sie — und bildet die Antwort ab. Kostenlos zum Einstieg.

Kostenlos testen — ersten Prozess abbilden Demo buchen