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Die Prozess-Analyse-Checkliste.

Die 12 Fragen, die versteckte Reibung in jedem Prozess aufdecken — dieselben, die Modilo stellt. Alle zwölf stehen auf dieser Seite. Keine E-Mail, kein Konto.

Die 12 Fragen

Arbeiten Sie sie der Reihe nach an einem echten Prozess durch. Schreiben Sie die Antworten auf — in den Lücken dazwischen steckt die Reibung.

  1. 1. Wo beginnt die Arbeit wirklich?Benennen Sie den Auslöser — eine E-Mail, ein Formular, ein Anruf, jemand, dem etwas auffällt. Wenn niemand ihn benennen kann, hat der Prozess vorne keinen Verantwortlichen und Arbeit kommt durch mehrere Türen gleichzeitig herein.
  2. 2. Wer fasst ihn an, in welcher Reihenfolge?Listen Sie jede Person und jedes System der Reihe nach auf. Zählen Sie die Übergaben. Jede ist eine Stelle, an der Arbeit wartet, Kontext verloren geht oder zwei Personen annehmen, die jeweils andere habe sie.
  3. 3. Wo wartet er, und wie lange?Trennen Sie Bearbeitungszeit von Durchlaufzeit. Ein Schritt, der vier Minuten Arbeit kostet, aber drei Tage in einer Warteschlange liegt, ist kein Vier-Minuten-Schritt. Warten macht meist den Großteil der Durchlaufzeit aus.
  4. 4. Was wird von einem System in ein anderes abgetippt?Jedes erneute Erfassen ist eine Kopie derselben Daten mit einer neuen Fehlerchance. Notieren Sie Quellsystem, Zielsystem und ungefähr wie viele Felder.
  5. 5. Über welchen Schritt beschweren sich die Leute am meisten?Fragen Sie die Menschen, die die Arbeit tun, nicht deren Vorgesetzte. Der Schritt, über den alle murren, ist selten der Schritt im offiziellen Diagramm.
  6. 6. Was passiert, wenn etwas falsch ist oder fehlt?Der Ausnahmepfad ist, wo die echten Kosten stecken. Geht es einen Schritt zurück, springt es zu jemand Höherem oder liegt es in einem Postfach, bis jemand nachhakt?
  7. 7. Wie oft kommt er zurück — und warum?Die Nacharbeitsquote ist die nützlichste Zahl, die Sie erheben können. Wenn eines von fünf Elementen zurückkommt, führen Sie den Prozess pro fertigem Element 1,2-mal aus.
  8. 8. Wer entscheidet, und womit?Finden Sie jede Freigabe. Fragen Sie bei jeder, was sich tatsächlich ändern würde, wenn man sie entfernt. Freigaben, die nie etwas ablehnen, sind Warteschlangen, keine Kontrollen.
  9. 9. Wie lautet die Regel, und steht sie irgendwo?Wenn die Antwort „das wissen wir einfach“ oder „fragen Sie Maria“ ist, hängt der Prozess an einer Person statt an einer Regel. Das ist ein Risiko und zugleich ein Automatisierungskandidat.
  10. 10. Wo liegt er zwischen den Schritten?Ein geteiltes Postfach, eine Tabelle, ein Ordner, jemandes Kopf. Alles, was außerhalb eines Systems gehalten wird, ist für alle unsichtbar, die wissen müssen, wo die Arbeit steht.
  11. 11. Woher wissen Sie, dass er korrekt abgeschlossen wurde?Benennen Sie die Prüfung und wer sie durchführt. Wenn die einzige Prüfung ist, dass sich niemand beschwert hat, haben Sie kein Qualitätssignal — nur eine Verzögerung, bis Sie es herausfinden.
  12. 12. Was würde brechen, wenn sich das Volumen morgen verdoppelt?Der Schritt, der unter Last zuerst bricht, ist der Engpass. Alles davor zu reparieren baut nur eine größere Warteschlange davor auf.

Priorisieren, was zuerst zu beheben ist

Bewerten Sie jeden markierten Schritt auf zwei Achsen von 1 bis 5: wie viel Zeit er kostet und wie schwer er zu ändern wäre. Beginnen Sie bei hoher Zeit und geringer Schwierigkeit. Alles mit hoher Zeit und hoher Schwierigkeit ist ein Projekt, kein Quick Win — planen Sie es, aber fangen Sie nicht dort an.

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